No Silo

Wieso Unternehmen die Arbeitsprozesse über Silos hinweg optimieren müssen
Die in vielen Unternehmen real existierende Aufgaben-Fragmentierung ist aus Ergebnissicht geradezu katastrophal.
TEXT: Peter Makovitzky

Nach wie vor agieren viele Unternehmen in Silos. Wird sich dies ändern? Eher nicht. Silos sind relevante Bestandteile eines Unternehmens und sorgen für optimale Arbeitsteilung: In einer Fachabteilung sitzen die jeweils fachlichen Mitarbeiter. Und doch sind Silos ein Problem: weil die Mitarbeiter häufig nur innerhalb der Silos agieren; zum Beispiel hier die Marketingkommunikation, da das digitale Marketing, dort das Social-Media-Marketing, zudem noch das Produktmarketing und ein Callcenter. Dazu kommen häufig noch mehrere Agenturen. 

Solch eine Aufgaben-Fragmentierung ist aus Ergebnissicht geradezu katastrophal. Vieles wird gedoppelt, manches geht unter, und anderes wird in unterschiedlicher Qualität produziert. Wenn es irgendwo stockt oder ein Rad im komplexen Getriebe blockt, kann dies für das Projekt das Aus bedeuten. Die größten Probleme entstehen hierbei auf Kommunikations- und Koordinationsebene. Informationen fließen nicht, Abstimmungsprozesse sind zu komplex, Missverständnisse entstehen. Doch nicht nur die Effizienz ist ungenügend, hinzu kommen zusätzlich zwischenmenschliche Konflikte: Kompetenzgerangel, Egoismen, Eitelkeiten, Budgets und Macht.

Können Technologie und Software hier die Lösung sein? Häufig sind sie eher ein Bestandteil des Problems: Da nutzen Unternehmen zum Beispiel ein Digital-Asset-Management-System, ein Content-Management-System und ein Product-Information-Management-System – Lösungen, die wieder in Silos laufen. 

Die passende Lösung planen

Hat ein Unternehmen jedoch das Silo-Problem erkannt, gibt es die Gelegenheit, die passende Lösung zu planen. Der unkoordinierte, in Silos aufgesetzte Wildwuchs, der sich im Unternehmen breitgemacht hat, muss zuerst einmal neutral betrachtet und bewertet werden. Was benötigt wird, ist ein funktionsübergreifender Brückenbau. Stets mit einem starken Fokus auf die Konstellation Produkt – Kunde – Lösung.

Schon bald stellt sich dann allerdings die Frage: Wie vernetze ich Inhalte, zugehörige Informationen und Prozesse nicht statisch, sondern so, dass die Fachabteilungen miteinander und mit externen Dienstleistern effizienter zusammenarbeiten können? Die Antwort ist: semantisch. 

Kommunikation besteht aus Assets, also aus Produkten, Merkmalen, Texten, Bildern, Videos. Diese stehen in der Regel mehrfach in Bezug zueinander: Bilder gehören zu einem Produkt, das wiederum bestimmte Merkmale hat, die dann in einem Video zum Produkt erklärt werden, für eine bestimmte Zielgruppe, auf einem Kanal publiziert, in einem Layout. Viele Produkte bedeuten in solchen Fällen sehr viele Bilder und Merkmale, dazu kommen mehrere Zielgruppen auf mehreren Kanälen, oft multilingual und komplex. Unternehmen haben für diese Inhalte und Kanäle mehrere Abteilungen und beschäftigen entsprechende spezielle Agenturen.

Die semantische, also mehrfach verknüpfte Vernetzung von allen Assets auf einer sogenannten No-Silo-Plattform kann die Lösung sein. Das No-Silo-System sollte die technischen Fähigkeiten von mehreren Teillösungen haben und Produkte mit den zugehörigen Medien, Inhalten, Layouts und Kanälen verwalten können. Auf diesem System können dann verschiedene Abteilungen und Agenturen kollaborieren, jeweils mit dem ihnen gegebenen Fokus. Hierbei sollten die jeweiligen Nutzer nur die Inhalte, Informationen und Prozesse sehen, die für sie vorgesehen und relevant sind. Im virtuellen Team haben die Nutzer also eigene Arbeitsbereiche („Workspaces“).

Dies macht die tägliche Arbeit für den individuellen Nutzer einfacher und die Zusammenarbeit im Team effizient. Auf diese Weise arbeitet das Unternehmen mit externen Lieferanten als virtuelles Team Hand in Hand.

Peter Makovitzky ist globaler Leiter der Business Solutions Praxis bei Censhare.