Digital Organization

Warum Entscheider auf End-to-End-Prozesse setzen
Warum Entscheider die End-to-End-Prozessintegration im Unternehmen vorantreiben sollten – erklärt am Beispiel des Travelmanagements.
TEXT: GASTBEITRAG DIERK GULDIN, FRANZISKA NEUBERT UND MAIKE ANINA KNOLL

Ob Einkauf, Buchhaltung oder Vertrieb: Bislang handelte es sich um funktionale Teilprozesse, die getrennt voneinander organsiert wurden. Das kann vorteilhaft sein, immerhin ist es die Summe der Einzelteile, die ein Uhrwerk zum Laufen bringt. Als wenig erfolgversprechend erweist sich der Ansatz jedoch bei der Prozessoptimierung. Denn aus Sicht der betrieblichen Leistungserstellung wirken Prozesse zusammen. Daher kann eine signifikante Verbesserung nur dann erreicht werden, wenn Prozesse über funktionale Grenzen hinweg optimiert werden. Die Digitalisierung erleichtert die Überbrückung dieser funktionalen Grenzen im Hinblick auf eine End-to-End-Integration von Prozessen. Denn die effiziente Verarbeitung von (wachsenden) Datenmengen ist zu einem erfolgsentscheidenden Faktor für Unternehmen geworden.


ANOMALIEN IN DATEN ERKENNEN

Besonders auffällig ist der Zusammenhang zwischen Digitalisierung und End-to-End-Prozessintegration im Fall des Travelmanagements. Klassischerweise werden Reisebuchung, Auslagenabrechnung und Kostenerstattung jeweils separat voneinander und womöglich sogar mit unterschiedlichen Tools abgewickelt. Ein riskantes Unterfangen, da beispielsweise Anomalien in den jeweiligen Kostenblöcken nicht sichtbar werden. Würden jedoch alle Abrechnungen auf einem Tisch liegen, könnte man die Ausgangsrechnungen einer statistischen Prüfung unterziehen.

Der Vater dieses Ansatzes ist ein US-amerikanische Elektroingenieur und Physiker: Frank Benford beschäftigte sich mit Anomalien in Datenmengen, allerdings lange bevor die Technologiebasis für Big Data geschaffen wurde. Übersetzt auf das Travelmanagement bedeutet sein Gesetz: Weicht die Verteilung der Ziffern in den Einzel-Rechnungspositionen signifikant von der Gleichverteilung des Benford’schen Gesetzes ab, ist dies ein Hinweis auf Sonderfaktoren, die näher zu analysieren sind. Das kann bis zur Aufdeckung von Betrugsfällen reichen.


REISEKOSTEN: VERSTECKTE HEBEL

Zugegeben, das Thema Reisekosten mag ein Nischenthema sein. Von größerer Relevanz waren die Fälle der Unternehmen Enron und Worldcom, deren gefälschte Bilanzen mit Hilfe des Benford’schen Gesetzes aufgedeckt wurden. Doch Reisekosten sind ein signifikanter Kostenblock. Ein Unternehmen könnte den variablen Kostenfaktor Reisen zwar theoretisch auf null setzen. Das hätte jedoch eine globale Tragweite, denn im Zuge dessen würde das Geschäft stagnieren. Digitale Arbeitsplätze ändern nichts an einer globalen Arbeitsverteilung; Reisen bleiben, Digitalisierung hin oder her. Allerdings macht die Digitalisierung die Überbrückung funktionaler Grenzen möglich. Mitarbeiter könnten beispielsweise im Taxi zum Flughafen das Hotel via Smartphone buchen, im Anschluss die Taxiquittung fotografieren und damit den Abrechnungsprozess beginnen.

EY hat in Zusammenarbeit mit der Dualen Hochschule Baden-Württemberg Mannheim (DHBW Mannheim) und der Kozminski-Universität Warschau dieses Thema in einer Studie untersucht. Das Ergebnis: Sobald Unternehmen Buchung, Abrechnung und Erstattung von Reisekosten miteinander vernetzen, lassen sich 40 Prozent des zeitlichen Aufwandes und 50 Prozent der Kosten einsparen. Eine Verringerung der Reisetätigkeit war dagegen für die meisten der befragten Unternehmen kein Thema.

  • Mit 7–10% nehmen Reisekosten in den meisten Unternehmen den zweitgrößten Kostenblock der Gesamtkosten ein.
  • 50% aller Unternehmen nutzen einen (größtenteils) manuellen Prozess der Reisekostenverwaltung.
  • 30% der Unternehmen beklagen sich über das mit der Abrechnung verbundene Papierchaos.
  • 40% der Mitarbeiter warten auf die Reisekostenerstattung deutlich länger als drei Wochen.
  • 15% der Unternehmen empfinden den Prozess der Reisekostenabrechnung als kompliziert, umständlich und nicht nachvollziehbar.
  • 25% der Mitarbeiter beklagen sich über den Zeitaufwand bei der Erstellung eines Reports.
  • 80% der Unternehmen sind sich der entstehenden Kosten und des Zeitaufwandes pro Reporterstellung nicht bewusst.
  • Im Jahr 2015 kostete die Reporterstellung durchschnittlich 23 Euro.
  • 5–7 Euro würde die Reporterstellung durchschnittlich kosten, wenn sie vollautomatisiert abläuft.

Quellen: EY/DHBW Studie Travel Management 2016, APQC & EY Projects, PayStream Advisors „Travel Expense Management Report“ & Concur


SILOS AUFLÖSEN

Ein ganzheitlicher End-to-EndAnsatz ermöglicht zudem eine Komplexitätsreduktion im gesamten Unternehmen. Alle zu durchlaufenden Prozessschritte einer Geschäftsreise sind in einer Prozesskette zusammengefasst: von der Planung über die Reise bis zur Analyse. Diese Prozessschritte werden in organisatorisch gesehen unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens durchgeführt – Einkauf, Accounting, HR, IT, Controlling, Management und weiteren. Bisher getrennt voneinander ablaufende Lösungen verursachten einen redundanten und unzureichenden Informationsstand. Werden sie integriert und automatisiert, ergeben sich in allen Bereichen geringere Prozesskosten, sinkt der Zeitaufwand und steigt die Transparenz.

Davon einmal abgesehen, minimiert die Schaffung direkter Schnittstellen das gängige Silodenken, und neue Kooperationspotentiale können gehoben werden. Zusätzlich sichert eine Vernetzung der verschiedenen Funktionen eine unternehmensweite Entscheidungsfähigkeit.


ALS PLATTFORM ARBEITEN


Die In-Memory-Technologie ist hier als „Enabler der Digitalisierung“ zu verstehen. Im Gegensatz zu gängigen Datenbankmanagementsystemen, die Festplatten zur Datensicherung nutzen, greifen In-Memory-Technologien auf einen Hauptspeicher als zentralen Ablageort zurück. Diese Verringerung des Gesamtspeicherbedarfs ermöglicht Echtzeitanalysen gro- ßer Datenmengen.

Insbesondere SAP hat diesen Trend erkannt und sein Produktportfolio entsprechend erweitert. Mit SAP S/4 HANA verschmilzt das Kernprodukt SAP Business Suits mit der In-Memory-Technologie. Neben dem Betriebsmodel On Premise unterstützt SAP S/4 HANA sämtliche Betriebsarten der Cloud. Durch das rollenbasierte Design SAP Fiori sind die Daten auch von mobilen Endgeräten aus zugänglich. Unternehmen sollen insbesondere von der Geschwindigkeit, Vollautomatisierung und Analytik in der Datenverarbeitung profitieren. Die Travelmanagement-Lösungen des kürzlich erworbenen Cloud-Anbieters Concur können ebenfalls mit der Datenbank verbunden werden und von den Vorteilen der neuen Technologie profitieren. Derzeit arbeitet SAP an Konzepten, die beiden Systeme noch stärker zu integrieren.


HOHE KOSTEN

Viele potentielle Anwender schrecken jedoch vor den mit der Umstellung verbundenen Investitionen zurück. Die Softwarelizenzen und die Ausstattung mit geeigneter Hardware können selbst bei Nutzern der Vorgängerversion unverhältnismäßige hohe Kosten verursachen. Außerdem müssten zur vollumfänglichen Nutzung der Automatisierung die End-to-End Prozesse im Unternehmen angepasst werden.

Die hohen Anschaffungskosten werden jedoch im Laufe der Nutzungszeit durch zahlreiche finanzielle und nichtfinanzielle Optimierungspotentiale relativiert, immerhin sind die Prozesse wesentlich effizienter, transparenter und kosteneffektiver. Etwas grob gerechnet, lohnt sich der Aufwand bereits für Unternehmen, die mehr als 400 Reisetransaktionen pro Monat verbuchen. Doch auch Unternehmen mit weniger Buchungsvorgängen können profitieren. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen bieten sich Outsourcing oder Managed-Services-Lösungen an. Unabhängig vom gewählten Modell ist eine End-to-End-Integration jedoch zwingend notwendig, um sämtliche Vorteile der Digitalisierung nutzen zu können.

Dierk Guldin ist Executive Director Advisory Services bei EY, Franziska Neubert und Maike Anina Knoll arbeiten als Berater im Bereich Advisory Services.