Tools to collaborate

Instrumente zum Chatten und Geld verdienen
Es gibt eine große Anzahl von Anwendungen. Für die Auswahl gilt Folgendes: Jedes Tool sollte die E-Mail ersetzen, nicht ergänzen. Die wichtigsten Ziele und Lösungen im Überblick.
TEXT: Eva Rossner & Ingo Steinhaus

Textchats, Videokonferenzsysteme, Dokumentplattformen oder interne soziale Netzwerke, darüber hinaus Blogs, die für die Information von Mitarbeitern eingesetzt werden können – längst existieren zielführendere Möglichkeiten, Informationen zu transportieren. Allen diesen Werkzeugen ist eines gemeinsam: Sie bewirken einen Wechsel von Push zu Pull. Wer informiert sein will, muss sich aktiv darum kümmern, wird aber im Gegenzug nicht mehr mit einer Flut an unwichtigen Mails belästigt.

Ein fast schon klassisches Hilfsmittel für die Zusammenarbeit von international verteilten Teams ist die Videokonferenz. Früher war sie eher unbeliebt, denn die entsprechende Technik war schwerfällig zu bedienen und erforderte Videokonferenzräume. Heutige Systeme dagegen erfordern lediglich am Desktopcomputer eine zusätzliche Kamera. Notebooks, Tablets und Smartphones sind damit längst ausgerüstet, so dass Videokonferenzen auch kurzfristig und informell gestartet werden.

Textchat-Systeme wie das bei IT-Unternehmen und Start-ups populäre Slack bieten die direkte Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen über Kurznachrichten wie in Whatsapp an. Einzelne Gespräche werden übersichtlich angezeigt, so dass sie viel leichter nachvollziehbar sind als eine Diskussion per Mail. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Diskussionsgruppen für Teams oder Abteilungen anzulegen und Dateien zum Download anzubieten. Auf diese Weise können sich vor allem Arbeitsgruppen sehr gut organisieren.

Diese Form der unmittelbaren Kommunikation ist auch Bestandteil von Enterprise-Social-Networks, deren Möglichkeiten jedoch weit über darüber hinausgehen. Häufig handelt es sich bei ihnen um Produkte, in die Chats, Blogs und Wikis integriert sind. Einige Lösungen bieten auch Dokumentenplattformen, mit denen von jedem Endgerät aus gemeinsam an Präsentationen oder Berichten gearbeitet werden kann. Sie werden bereits in vielen Unternehmen als Einzelprodukt genutzt, besonders bekannt ist Microsoft Sharepoint, das häufig zusammen mit Office 365 eingesetzt wird.

Diese Anwendungen werden häufig unter dem Oberbegriff „Collaboration-Tools“ zusammengefasst. Wörtlich übersetzt sind es also Werkzeuge für die Zusammenarbeit, doch das trifft den Sinn nicht ganz. Im Vordergrund steht der Austausch über die gemeinsamen Aufgaben in einem Unternehmen, einer Abteilung oder einem Team. Durch diese Form der Digitalisierung entstehen viele neue Möglichkeiten.


1. SCHÄRFUNG DER EIGENEN ZIELE

Es gibt zahlreiche Technologien, um zu kommunizieren oder Inhalte zu tauschen. Unternehmen sollten sich jedoch zuerst fragen, was sie mit Hilfe einer Technologielösung erreichen wollen.

KOMMUNIKATION STEUERN:
Collaboration-Tools sorgen für eine höhere Transparenz der Informationsströme, vor allem bei Themen, die noch in der Organisation ausgerollt werden sollen. Außerdem: Mitarbeiter nutzen die meisten Tools ohnehin. Es ist gut, die Systeme im Unternehmen zu wissen und die Nutzung so besser steuern zu können.

INNOVATIONSKRAFT ERHÖHEN:
Die These: Eine Idee wächst im Austausch. Daher streben viele Unternehmen danach, die sogenannten Silos der Abteilungen aufzubrechen. Aber Vorsicht, nicht jedes Projekt muss abteilungsübergreifend entwickelt werden. Durch die abteilungsübergreifende Arbeit entstehen nämlich auch Kosten, beispielsweise in Form von Zielkonflikten, die wieder aufgelöst werden müssen.

SICH INTERDISZIPLINÄR AUFSTELLEN:
Grenzen aufbrechen und interdisziplinäre Teams bilden, so lautet die Grundidee von Design Thinking, um unterschiedliche Expertisen zusammenzubringen. Dieser Ansatz kann die Qualität von Ergebnissen erhöhen, da die stete Reflektion eines Projekts Fehlschritte korrigiert.

ENTSCHEIDUNGSPROZESSE VERBESSERN:
An dieser Stelle ist Vorsicht geboten, denn so oft es auch beschworen wird: Collaboration-Ansätze verbessern die Entscheidungsprozesse nicht zwingend. Letztendlich müssen Mitarbeiter vor allem öfter entscheiden – wer eine Idee mehrfach hinterfragt hat, kommt vielleicht zu einer besseren Lösung. Das ist die Grundidee der agilen Arbeit. Im Zweifel braucht es dazu aber auch länger.

AGILITÄT STEUERN:
Agilität ist nah am Chaos, technologische Steuerungsinstrumente sind daher unerlässlich. Allerdings sollten vor allem Ansätze wie Scrum hinzugezogen werden, um methodisch und organisatorisch Regeln einzuführen.

ERWARTUNGEN MANAGEN:
Wer Informationen teilt, lässt Erwartungen in einem größeren Kreis zu, immerhin ist das Projekt für alle transparent. Eine gute Voraussetzung, um Akzeptanz zu schaffen, möglicherweise öffnen Unternehmen so aber auch die Büchse der Pandora.


2. TOOLS NACH IHREN FUNKTIONEN SELEKTIEREN

Die Toolauswahl sollte restriktiv erfolgen – man sollte mit kleinen Schritten beginnen und keinesfalls gleich alle der aufgezeigten Lösungen ausprobieren.

TOOLS FÜR DIE IDEENENTWICKLUNG

MINDMEISTER
lizenzpflichtig; umfassendes Skizzen-Tool; viele Kollegen können gleichzeitig an einem Gedanken arbeiten; kompatibel mit anderen Tools wie Evernote; Skizzen in Office-Anwendungen integrierbar

COGGLE
Freeware; sehr übersichtlich und unkompliziert in der Anwendung; Skizzen können im Intranet integriert und extern in sozialen Medien geteilt werden; Anmeldung nur über den Google-Account möglich MINDMUP

MINDMUP
sehr umfangreiches Tool, um öffentliche Mind-Maps bis zu 100 Kilobytes kostenlos zu erstellen; ansonsten Jahresgebühr von 25 US-Dollar (allerdings mit 1 Gigabyte Speicherplatz); kompatibel mit Google Drive, Dropbox oder GitHub

TOOLS FÜRS TASKMANAGEMENT

JIRA
Platzhirsch (Software von Atlassian); Fehler- und Projekttrackingsystem, also Ticketsystem zur Erstellung und Verwaltung von Aufgaben; kostenintensiv und komplex; eignet sich nicht für kleine Teams

TRELLO
Freeware; schlicht und benutzerfreundlich; Aktivitäten werden in Kärtchen und der Projektfortschritt in Spalten dargestellt

WUNDERLIST
kostenlos; Integration von Open Graph und lokalen Adressbücher; ideal zum Abarbeiten gemeinsamer To-do-Listen

TOOLS FÜRS PROJEKTMANAGEMENT

DOODLE
Freeware; Google-Lösung, um gemeinsame Termine mit Kollegen zu finden

SHARE POINT
kein Freisystem; das System managt die Versionierung von Dokumenten und zeigt, wer was wann geändert hat

EVERNOTE
mächtiges Notizbuch im Internet; sinnvoll, um Onlineartikel mit Kollegen zu teilen und To-dos zu organisieren

TOOLS FÜRS DOKUMENTENMANAGEMENT

GOOGLE BUSINESS
lizenzpflichtig; hier geht es primär um die gemeinsame und zeitgleiche Zusammenarbeit: dafür Dokument, Tabelle oder Präsentation starten und Kollegen zur Weiterbearbeitung per Mail senden; via Google Apps for Work können alle gleichzeitig an diesen Dokumenten arbeiten – keine Mails, keine unterschiedlichen Versionen

TOOLS FÜR DIE KOMMUNIKATION

SLACK
professionelle Chat-Applikation für den projektbasierten Austausch und das Teilen von Dokumenten; arbeitet mit Bots, die Aufgaben übernehmen können

GOOGLE HANGOUT
Chat-System; unstrukturierte Kommunikation

WIKI
Blogsystem mit Kommentarfunktion; strukturiert Kommunikation


3.TOOLS ORCHESTRIEREN

Einzelne Anwendungen funktionieren nur über eine Plattform. Die Idee: Alle Informationen fließen zusammen, können jedoch über Filterfunktionen gefunden werden. Letztendlich handelt es sich dabei um eine Adaption des Twitter-Ansatzes: Menschen folgen Personen oder Themen.

JIVE
führende Social Software im Corporate-Kontext; gut bewertet von den Gartner-Analysten, aber: gerade bei deutschen Unternehmen häufiger Datenschutzbedenken, da große Transparenz möglich ist; Abstimmung mit Betriebsrat sinnvoll

SLACK
siehen oben; kann aber mehr als Kommunikation (siehe Praxistest unter Punkt 4); Chaträume erstellen, aber auch Personen und Tags folgen, also auch als Plattform nutzbar; mit etlichen Diensten verknüpfbar, beispielsweise Trello

CONFLUENCE
ein Wiki-Format, also ein Blog; sehr gut mit Jira zu verknüpfen; Add-ons machen es zu einem vollwertigen Social Intranet


4. TOOLS TESTEN

Von Start-ups kann man sich inspirieren lassen, welche Collaboration-Tools sie aktuell bieten und selbst nutzen: Slack im Praxistest. Der größte und vor allem in Startups und IT-Unternehmen weitverbreitete Messenger ist Slack.

Trusted Shops, ein Kölner Dienstleister für E-Commerce-Gü- tesiegel und Kunden-Bewertungssysteme, setzt auf den Team-Messenger Slack. Lösungen wie Slack sind vor allem in der IT-Branche weitverbreitet. Basis der Anwendungen sind in aller Regel virtuelle Teamräume oder Kanäle, die von jedem angelegt werden können. Anschließend kann die Person beliebig viele andere Mitarbeiter via E-Mail einladen. Die Messenger können nicht nur über einen Browser genutzt werden, sondern auch mit mobilen Apps für alle bekannten Betriebssysteme. Teils gibt es auch spezielle Desktopanwendungen für Windows, Mac OS und Linux. Slack ist nicht für jede Art von Information geeignet. Geschäftskritische oder dem Datenschutz unterliegende Angaben und Dokumente tauscht Trusted Shops nicht über Slack aus. Als US-Produkt stößt der Messenger sogar in der IT- und Start-up-Szene auf eine gewisse Skepsis hinsichtlich des Datenschutzes. Doch es gibt Alternativen aus Deutschland.

SID
Das Unternehmen Spherebox bietet mit seinem Messenger Sid seit einigen Monaten eine deutschsprachige Alternative. Die Sicherheitsprobleme des Konkurrenten wollen die Berliner vermeiden, indem sie auf Peer-to-Peer(P2P)-Technologie und Verschlüsselung setzen: Die Inhalte werden lokal ver- und entschlüsselt und auch lokal gespeichert. Server stellen dabei lediglich die Verbindungen her, in der Cloud landen keine Daten.

STACKFIELD
Ebenfalls auf Datensicherheit setzt das 2013 gegründete Münchner Start-up Stackfield. Seine Anwendung funktioniert wie die meisten Messenger oder Collaboration-Plattformen und nutzt die Cloud als Speicherplatz, bietet aber wie Sid eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Stackfield gibt an, selber keinen Klartextzugriff auf die Daten der mehr als 10.000 Unternehmen zu haben, die das System bereits nutzen.

LET’S CHAT
Eine weitere Alternative ist der quelloffene Slack-Klon „Let’s Chat“. Er bietet die üblichen Funktionen eines modernen Team-Messengers unter einer modernen Benutzeroberfläche. Der Vorteil: Er kann in der eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden. Das kann aber auch zum Nachteil werden, da externe Mitarbeiter oder Geschäftspartner nur schwer in die Kommunikation zu integrieren sind – einer der Hauptvorteile von Tools wie Slack.

Die Technologieauswahl und Bewertung stellte die Redaktion gemeinsam mit Thomas Renken zusammen. Renken ist Principal Consultant beim FullserviceDienstleister Namics und berät Unternehmen in der Konzeption von Digital-Workplace-Konzepten und Social-Intranet-Lösungen.